Управление знаниями внутри компании: типы программных продуктов
В каждой компании есть свои эксперты в той или иной области, знания которых не только способствуют развитию компании, но и помогают в в подготовке новых специалистов. Прямая передача знаний из уст в уста не всегда оптимальна и целесообразна, к тому-же в больших компаниях зачастую затруднительна. Любая компания, начиная с момента существования, накапливает определенный багаж информации, знаний, разный по своей структуре и предназначения. Со временем без системного подхода к организации и хранению массивы информации накапливаются, хранятся разрозненно, что-то теряется, возникают проблемы с поиском нужной информации. Информация без заданной структуры вызывает сложности в работе.
Эксперты в своей области зачастую увольняются или переходят в другую должность, в связи с чем теряется бесценный накопленный опыт. Объемы информации постоянно растут. И в связи с вышеперечисленными аспектами компания встает перед вопросом создания корпоративной базы знаний, которая была бы не просто вместилищем информации, а позволяла аккумулировать весь накопленный опыт организации и сотрудников в одном месте и использовать его для развития предприятия. Как следствие, следующим вопросом встаёт управление корпоративными знаниями (Knowledge management).
В настоящее время много компаний внедрило корпоративные информационные системы (КИС), которые полностью или частично управляют ресурсами. Логичен повышенный интерес к управлению интеллектуальными ресурсами. Разработка систем управления знаниями (СУЗ, Knowledge management systems) становится всё более актуальной.
Наибольшая заинтересованность в системах управления знаниями наблюдается в компаниях, деятельность которых непосредственно связана с информацией (юридические, аналитические, инновационные), а так-же на предприятиях с разделенными географически филиалами.
Выбор решения для реализации системы управления знаниями (Knowledge management systems) зависит от потребностей конкретного предприятия и его масштабов. Это может быть система класса ERP, система класса business — intelligence, кому-то будет достаточно внедрить СЭД (систему электронного документооборота).
Основные критерии эффективной системы управления знаниями: единое информационное пространство, перевод информации в электронную форму, многопользовательский доступ, стандартизация и классификация информации, актуальная и непротиворечивая информация, эффективный и быстрый поиск информации.
Собственно управление знаниями (Knowledge management) в организации необходимо разделить на два направления: организационное и программное.
Организационное управление определяется стратегией управления организации, подразумевает: сбор, организацию, использование, накопление информации и знаний.
Программное управление знаниями на уровне IT — технологий решает следующие задачи: создание баз данных, баз знаний, хранения, систематизации, анализа информации, многопользовательского доступа.
Так или иначе СУЗ (системы управления знаниями) интегрируют различные технологии и методы:
- Хранилища данных (Data Warehouse).
- Хранилища знаний (Knowledge Warehouse).
- Базы данных и базы знаний.
- OLAP — системы.
- Корпоративные информационные системы (КИС).
- Порталы знаний.
- Internet.
- Поиск знаний.
- Интеллектуальный поиск (Data mining, web- mining)
Внедрение СУЗ (системы управления знаниями) должно решаться изначально на организационном уровне и только потом — на программном.
Чтобы выбор решения Knowledge management systems ( системы управления знаниями) был обоснован, необходимо провести предпроектные работы:
- Информационный аудит с целью выявления, как в настоящее время решается вопрос управления знаниями, что может быть использовано из имеющегося опыта.
- Определение задач, которые должна решать система управления знаниями.
- Выявление экспертной группы- поставщиков знаний.
- Выявление источников знаний, информации для системы управления знаниями.
- Выявление основной группы пользователей, формирование требований к СУЗ, определение, какого рода знания необходимы.
Собранная информация позволяет детально проанализировать требования в комплексе и сделать выбор решения для системы управления знаниями.
После выбора и внедрения системы стоит понимать, что внедрение новой технологи решает только часть задач. Чтобы Knowledge management system ( система управления знаниями) приносила максимальную пользу, необходимо, чтобы сотрудники не только умели пользоваться системой, но и активно её использовали. Необходимо разработать систему поощрения и мотивации сотрудников, которые пополняют базу знаний и используют в работе.
Внедрение системы управления знаниями дает возможности:
- Растет уровень компетенции и квалификации сотрудников.
- Быстрая адаптация новичков в компании.
- Качество принятых решений повышается в силу увеличения осведомленности.
- Повышается эффективность бизнес-процессов.
- Сокращается время на разработку материальных и нематериальных продуктов, услуг.
- Повышается интеллектуальный капитал компании.
- Повышается рыночная стоимость компании.
В целом использование системы управления знаниями даёт значительное конкурентоспособное преимущество компании.